L'aperçu avant impression
Il est indispensable, avant d'imprimer, de vérifier l'aspect final du document que vous venez de créer. Cette vérification s'obtient en cliquant sur le menu « FICHIER ».
Le nombre total de pages, que comporte le document, s'affiche en bas à gauche de l'écran dans la barre d'état.
Le curseur est remplacé dans l'aperçu par une loupe. Cette loupe remplace l’onglet ZOOM. Pour agrandir une partie de l'aperçu, amenez le curseur à l'endroit désiré et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir à l'aperçu normal, cliquez de nouveau sur le bouton gauche de la souris. La loupe est plus précise que le bouton ZOOM.
Si l'aperçu ne s'avère pas concluant, il faut modifier le document. Utilisez le ruban « Mise en page ».
La mise en page
Orientation
Le document peut être orienté de deux façons au moment de l'impression :
- En portrait, c'est à dire à la française, le papier sera lisible verticalement.
- En paysage, c'est à dire à l'italienne, le papier sera lisible horizontalement.
Chelles
Si la taille du tableau réalisée est trop importante ou au contraire trop petite, vous pouvez à volonté, réduire ou agrandir celui-ci en modifiant la valeur par défaut (100%) dans la zone correspondante.
Attention, veillez à ne pas trop agrandir un tableau au risque de le voir s'imprimer sur deux pages. A vérifier dans l'aperçu avant impression.
Vus disposez également d'un ajustement automatique d'un tableau trop grand aux dimensions de la feuille. Cliquez alors sur l'option "Ajuster".
Mise en page - onglet Marges
Également disponible dans le Ruban « Mise en page »
Les marges de la feuille représentent la zone dans laquelle le document sera imprimé. Plus les marges seront petites, plus l'espace réservé au document sera important. Les marges seront donc réduites dans le cas où le tableau à imprimer est d'une taille importante. Attention, les imprimantes exigent une marge minimale sur les quatre côtés de la feuille. Il faut donc éviter de mettre les marges à zéro. Attention également à ne pas recouvrir l’emplacement de l’en-tête et du pied de page éventuels
(voir ci-dessous).
Marges d’en-tête et pied de page
Les marges de d’en-tête et pied de page représentent la zone dans laquelle ceux-ci seront imprimés. Plus les marges seront petites, plus l'espace réservé à l’en-tête ou au pied de page sera faible. Les marges seront donc réduites dans le cas où les marges du document auront été elles-mêmes réduites. Attention, les imprimantes exigent une marge minimale sur les quatre côtés de la feuille. Il faut donc éviter de mettre les marges à zéro.
Centrage automatique
Vous pouvez demander à EXCEL de centrer automatiquement le tableau à l'intérieur de la page (et plus précisément à l'intérieur des marges choisies, voir ci-dessus). Pour obtenir le centrage désiré, on clique sur l'option correspondante. Le centrage peut être demandé :
- Horizontalement, c'est à dire par rapport aux bords droits et gauches de la feuille.
- Verticalement, c'est à dire par rapports aux bords supérieurs et inférieurs de la feuille.
- Soit les deux à la fois.
L’aperçu disponible dans la boîte de dialogue vous permet de vous rendre compte des ajustements opérés.
Mise en page - onglet En-tête/Pied de page
NB : la mise en forme des en-têtes et pied de page accessible depuis le ruban « Mise en page » fonctionne différemment. Ce fonctionnement est décrit dans le livret de Niveau 2.
L’onglet page présente les paramétrages suivants :
En-tête et pied de page automatiques.
L’en-tête et le pied de page possèdent des caractéristiques identiques et fonctionnent donc de la même façon. Le contenu de l'en-tête et du pied de page s'inscrira à l'intérieur des marges supérieures et inférieures. Il faut donc veiller à ce que ces marges aient une taille suffisante.
Vous disposez d’un certain nombre d’en-têtes ou pieds de pages préprogrammés que vous obtenez en déroulant la liste à l’aide de la flèche à droite de chaque zone.
En-tête et pieds de pages personnalisés
Vous pouvez créer votre propre en-tête ou pied de page en utilisant les boutons suivants :
En cliquant sur le bouton "En tête personnalisé" ou "Pied de page personnalisé", vous obtenez la même boîte de dialogue :
Chaque section fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez saisir du texte dans la section de votre choix. Le retour à la ligne s'obtient à l'aide de la touche Entrée.
Sur le document, le texte saisi dans les sections se présentera comme suit :
| Section gauche | Le texte est aligné sur le bord gauche de la feuille |
| Section centre | Le texte est centré par rapport aux bords droit et gauche de la feuille |
| Section droite | Le texte est aligné sur le bord gauche de la feuille |
Vous pouvez modifier la police de caractères de tout ou partie du texte saisi dans les sections en sélectionnant le texte désiré puis en cliquant sur le bouton "A". La boîte de dialogue qui s'ouvre vous permet de choisir la police désirée. .
Les autres boutons à disposition au-dessus des sections vous permettent d'utiliser des variables, c'est à dire des codes qui vous permettront d'imprimer sur le document des informations variables (numéro de la page imprimée, date du jour, nom du document, etc.). Ces codes sont les suivants :
Ces codes peuvent être combinés avec du texte saisi au clavier. Par exemple :
Pour obtenir, dans un document de deux pages, le texte "Page 1 sur 2" sur la première page et "Page 2 sur 2" sur la deuxième, écrivez dans la section désirée :
Page &[Page] sur &[Pages]
Mise en page - Onglet Feuille
Également disponible dans le Ruban « Mise en page »
L’onglet page présente les paramétrages suivants :
Zone d’impression
En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite définir à la souris la zone de la feuille de calcul que vous désirez voir s’imprimer. Cette fonction est utile pour exclure de l’impression une partie de votre feuille de calcul sans avoir à masquer les lignes ou colonnes non désirées.
Impression des titres
En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite définir à la souris les lignes ou colonnes de votre feuille de calcul qui devront être automatiquement répétées sur chaque début de page à l’impression (par exemple les en-têtes de lignes ou de colonne d’un tableau s’imprimant sur plusieurs pages).
Quadrillage
Le quadrillage fictif de la feuille de calcul ne s'imprime pas. Pour demander son impression, il faut cliquer sur l'option « quadrillage ».
Ordre des pages
Si vous désirez demander la numérotation des pages d'un document important, le sens de l'impression aura une importance.
Par défaut, l'impression se fera verticalement c'est à dire vers le bas puis vers la droite :
Vous pouvez choisir une impression qui commencera vers la droite puis vers le bas :
L'impression
L'impression s’obtient soit à partir de l'aperçu avant impression en cliquant du menu « FICHIER » puis sur l’option "Imprimer", (1)
Les renseignements importants sont les suivants :
Imprimante (2)
Si plusieurs imprimantes sont disponibles, faire le choix ici.
Nombre de copies (3)
Par défaut, un seul exemplaire du document sera imprimé. Si vous désirez en imprimer davantage, écrivez le nombre désiré dans la zone "Nombre de copies"
Paramètres (4)
Par défaut seule la feuille active sera imprimée, et ce, en totalité. Il vous est néanmoins possible de faire un autre choix :
- Sélection: n’imprime que la plage de cellules préalablement définie à la souris avant de demander l’impression. Cette commande peut se substituer à la notion de zone d’impression.
- Feuilles sélectionnées : seront imprimées les feuilles dont les onglets auront été sélectionnés
- Classeur entier : permet d’imprimer la totalité des feuilles du classeur.
