Les macro-commandes

Certaines opérations longues et répétitives que vous pourriez avoir à faire sur une feuille de calcul peuvent être automatisées. Cette automatisation passe par la construction de macro commandes.  Une fois ces macros commandes réalisées, vous demanderez à Excel de les exécuter à chaque fois que nécessaire.

Avant de commencer, vérifiez que vous possédez le ruban « Développeur »

Construction d'une macro-commande

Une macro commande est constitué par l'enregistrement d'une séquence d'actions habituellement réalisées au clavier ou à la souris. Pour construire la macro commande vous allez demander à Excel de mémoriser un certain nombre d'actions.

Vous possédez un tableau contenant une liste d’élèves. Vous désirez trier ces élèves en fonctions de différents critères (alphabétique, moyenne, note de français d’anglais ou de math). Ces différents tris sont longs et fastidieux. Vous souhaitez donc automatiser ces différentes opérations. Le tableau se présente comme l'image.

Afin d'automatiser les opérations de tri vous allez construire des macros commandes que vous déclencherez au moment voulu.

Vous allez maintenant effectuer toutes les actions qui seront ensuite exécutées automatiquement par la macro. Pour cela vous allez les enregistrer.

Dans la feuille, choisir le ruban « Développeur » puis l’outil « Enregistrer une macro».

 

La boîte suivante s’ouvre :

Excel réclame un nom pour la macro (ne pas conserver le nom par défaut, ici Macro1. Ce nom doit être le plus explicite possible et ne comporter aucun espace. (Par exemple : tri_alpha). On peut également décrire de façon plus complète la macro commande que l’on va créer, en saisissant un commentaire dans la zone « Description ».

Cliquez sur le bouton "OK"

A partir de cet instant toutes les actions sur le logiciel seront enregistrées.

  1. Cliquez dans le tableau
  2. Choisissez le ruban «Accueil » puis l’outil « Trier et filtrer »,
  3. Cliquez sur l’option « Tri personnalisé »
  1. Demandez comme première clé « NOM », trié sur les « valeurs » dans l’ordre « de A à Z »,
  2. Cliquez sur le bouton « Ajouter un niveau »,
  3. Demandez comme 2ème clé « Prénom », trié sur les « valeurs » dans l’ordre « de A à Z »,
  4. Validez et constatez le résultat

La séquence d'actions est terminée, revenez sur le ruban « Développeur » puis l’outil « Arrêter l’enregistrement» :

Vous pouvez créer plusieurs macros telles une sur un tri à partir de la moyenne, des notes de maths, de français, etc.

Exécution de la macro-commande

Pour déclencher une macro commande procédez comme suit :

  • Choisissez le ruban « Développeur » puis l’outil « Macros».
  • Dans la liste choisissez la macro désirée (tri_alpha dans notre exemple)

Il est possible de demander l’exécution de la macro en mode « pas à pas détaillé». Ce mode vous permettra de visualiser chacune des séquences de l’exécution de la macro. A utiliser en cas de mauvais fonctionnement de la macro.

 

Incorporation d'un bouton macro sur la feuille de calcul

Si vous souhaitez éviter de passer par le ruban « Développeur et l’outil « Macros »,vous pouvez installer sur la feuille de calcul, un bouton qui permettra, en cliquant dessus, de déclencher une macro commande définie par avance. Ce bouton n'apparaîtra pas à l'impression sauf paramétrage préalable.

Vous pouvez affecter une macro à un bouton, à un objet dessiné ou à un contrôle graphique de votre feuille de calcul. Lorsque vous cliquez sur le bouton ou l'objet dessiné, votre macro s'exécute automatiquement.

  1. Dans le Ruban « Développeur » cliquez sur l’outil « Insérer » puis sur le contrôle « Bouton ».
  2. Le curseur prend la forme d’une petite croix fine.
  3. Amenez le curseur à l’endroit désiré et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Lâchez.
  4. Excel demande ensuite d'affecter à ce bouton l'une des macros commandes préalablement définies, et ce, par l’intermédiaire d’une boîte de dialogue.
  5. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez la macro préalablement créée et validez (dans notre exemple vous aurez, dans la liste proposée, la macro tri_alpha).
  6. Cliquez dans le corps du bouton, effacez le texte "bouton 1" et écrivez le texte de votre choix (exemple "Tri par Nom" ou "Tri alphabétique").
  7. Cliquez enfin à l'extérieur du bouton

 

Pour exécuter la macro « tri_alpha » il vous suffit à présent de cliquer sur le bouton créé.

La taille et la mise en forme du bouton peuvent être modifiées.

Pour ce faire il faut préalablement le sélectionner en cliquant dessus tout en maintenant la touche Ctrl  du clavier enfoncée.

NB : Les macros commandes peuvent être affectées à n'importe qu'elle image ou objet de la feuille de calcul (graphique, clipart, Word art, dessin paint, etc..). Pour cela vous incorpore l'objet souhaité sur la feuille de calcul, puis vous cliquez sur l’objet avec le bouton droit de la souris et vous choisissez l’option « Affecter une Macro ». Choisissez dans la liste la macro désirée et validez.